面接までいきましたが、条件が合わず今回辞退しようと思います。 名刺をいただいたので、メールにて辞退の連絡をする際、失礼のない文面を教えてください
転職活動をしていると自分の希望する条件と企業の条件が異なることは少なくはありません。
選考前に条件が合わないことに分かっていれば、応募をしなければいいのですが、面接の段階で条件が合わないとなると辞退のメール入れる必要があります。
できるだけ失礼なのように辞退の連絡をしたくても、どんな内容にしたらいいのか迷ってしまいます。
今回は「メールで辞退の連絡をする際の失礼のない文面・ポイント」をお伝えします。
早めに連絡 —
選考の辞退をする際は、辞退を決めた時点で採用担当者にメールを送るのが社会人としてのマナーです。
企業と条件が合わず辞退するのは誰にもあり得ること、連絡するタイミングが早いに越したことはありません。
早めに辞退の連絡をして企業への迷惑を最小限に抑えるようしましょう。
メールの書き方 —
辞退メールを送る際は4つのポイントに注意が必要です。
1- わかりやすい件名に
辞退メールを作成する際、件名は採用担当者が一目でわかるようにしましょう。
採用担当者は１日に多数のメールが届いている可能性もあります。
メールの本文にだけ辞退の旨を記載するのではなく、相手のことを考えて、メールの中を見なくても把握できる配慮をして送るようにしましょう。
2- シンプルな内容に
辞退メールは件名だけでなく本文の内容もシンプルかつ、わかりやすくまとめましょう。
ただし、2・3行だけで終わらせず、辞退に対する理由と謝罪、選考の様々な調整を行ってくれたことに対しての感謝を伝えるようにします。
3- 理由は「一身上の都合」
企業との条件が合わず辞退する場合であっても、採用担当者がら聞かれない限りは辞退メールに正直に理由を書く必要はありません。
内容には「一身上の都合」と記載するのが無難なところです。
4- 署名をつける
辞退メールだけではなく、企業宛てにメールを送る際、必ず署名を付けて送るようにしましょう。
署名なしでメールを送るのは相手に対して失礼かつ、社会人としてのマナー違反に。
署名の記載があれば誰からメールが届いたのか直ぐに読み取れるため、採用担当者も対応がしやすくなります。
辞退メールは営業時間内に —
メールを送る際は、企業の営業時間内に送るのが基本マナーです。
深夜帯や早朝など、メールだからと自己都合で送るのはNG、営業時間外に送らないようにしましょう。
辞退後は取り下げれない —
辞退メールを一度送ってしまったら「やはり受けたい」と思っても時すでに遅し、辞退を取り下げることはできません。
連絡を入れてから後悔してしまわないように、本当に辞退も大丈夫なのかを冷静に判断してください。
まとめ —
辞退をする際も相手のことを考えて行動するのが社会人としてのマナーです。
採用担当者は他の応募者との面接など、予定調整を行っています。
1人が辞退するだけでも予定は大きく変わるため、辞退の連絡は早めに行い、最低限の迷惑で抑えられるようにしましょう。
メールには辞退の理由とそのお詫び、そして選考の段階で様々な調整を行ってくれた感謝の気持ちを忘れずに伝えることが大切です。
こちらの企業を辞退しても同じ業種を希望しているのであれば、今後仕事を通して関わる可能性もあります。
その際、気持ちの良い関係でいられるような先を見据えた対応をすることがおすすめです。
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